Ненадання працівником пояснення не є перешкодою застосування дисциплінарного стягнення. Навіть якщо працівник у своїй пояснювальної не визнає провини, то це не буде бути підставою для не застосування дисциплінарного стягнення, а також у разі відмови дати письмове пояснення.
Якщо працівник відмовився писати пояснювальну, складають акт про відмову. Але навіть у цьому випадку обов'язково повинні почекати два робочі дні. З моменту складання акта про порушення до дня видання наказу не повинно бути більше 30 днів. У цей термін не входить відпустка чи хвороба винуватця.
Навіщо пишеться Пояснювальна записка обґрунтовує причини порушення трудової, навчальної або дорожньої дисципліни. Вона складається порушником або на добровільній основі, або на вимогу керівництва організації.