Офіційні документи – це основа адміністративного управління та комунікації у правовій сфері. Вони є письмові матеріали, які підтверджують факти, встановлюють права та обов'язки, регулюють відносини між державою та цивільними особами. Для того, щоб офіційний документ був визнаний дійсним та мав юридичну силу, він має містити певні поля.
Одне з основних полів в офіційному документі – це назва або назва. Заголовок являє собою коротке та точне позначення змісту документа. Він допомагає ідентифікувати документ і вказує на його важливість та релевантність. Заголовок має бути ясним та інформативним, щоб читач зміг відразу зрозуміти, про що саме йдеться.
Інше важливе поле в офіційному документі – це поділ на абзаци. Абзаци дозволяють структурувати текст та виділити основні думки чи ідеї. Вони роблять документ більш читабельним та зрозумілим. Кожен абзац зазвичай містить окрему думку чи аргумент, що полегшує розуміння інформації та допомагає швидше знайти потрібні відомості.
Додатково офіційні документи повинні містити поля для дати та підпису. Дата вказує на час створення документа та є важливим елементом для визначення термінів та зобов'язань. Підпис зазвичай ставиться автором або відповідальною особою, щоб підтвердити його авторство і пов'язати себе з документом. Підпис також може бути гарантією та емоційною фіксацією згоди із змістом документа.
| Назва поля | Опис |
|---|---|
| Номер документа | Унікальний ідентифікатор документаЧасто представлений у вигляді числа чи буквено-цифрового коду. |
| дата видачі | Дата, коли документ було офіційно видано чи затверджено. |
| Термін дії | період часу, протягом якого документ має юридичну силу або може використовуватися. |
| Найменування органу, що видав документ | Повна назва державного чи іншого органу, який видав документ. |
| Прізвище та ім'я особи, яка підписала документ | Прізвище та ім'я посадової особи, відповідальної за затвердження чи підписання документа. |
| Підпис | Графічне зображення підпису посадової особи, яка засвідчує документ. |
| Місце видачі | Географічне місце, де було видано документ. |
| Текст документу | Основний змістовний текст документа, який обов'язково має бути присутнім. |
основний текст – кегль 14; інтервал – 1,5; Верхнє та нижнє поля – 2,5 см; ліве поле – 3 см, праве поле – 1,5 см; відступ (абзац) – 1.25 см.
Які поля мають бути в офіційних документах?
ліве – 20 мм; праве – 10 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 20 мм.
Що має містити офіційний документ?
Обов'язковими реквізитами документів всіх систем є: найменування організації – автора документа; код організації – автора документа; назва виду документа або уніфікованої форми документа (включаючи заголовок); заголовок до тексту; код форми документа; дата документа; індекс; текст; візи; підпис; відмітка про …
Які мають бути поля з діловодства?
Відповідно до ч. 1 п. 20 Інструкції з діловодства кожен аркуш документа повинен мати такі поля: ліве – 30 мм; праве – не менше 8 мм; верхнє та нижнє – не менше 20 мм.