Як написати листа і змусити колег ненавидіти вас

Ви не покажете себе з найкращого боку, а тільки втратите довіру, яку зараз мають до вас колеги в офісі.

Такими є висновки дослідження про користування функцією електронної пошти “додати в копію”, яке провів професор менеджменту з Кембриджської бізнес-школи Джаджа.

У своєму дослідженні Девід Де Кремер проаналізував емоційну складову офісних електронних листів.

“Коли люди постійно ставлять у копію керівництво, це не сприяє “прозорості”, — пояснює професор Де Кремер, — а підживлює “культуру страху”.

Це далеко не єдине, чим зловживають користувачі пошти.

Ось кілька поширених помилок, які можуть суттєво зіпсувати вам імідж в очах колег.

• “Я тут, я на місці”. Це той випадок, коли електронну пошту використовують, щоб розповісти усім колегам (ближнім і дальнім), що ви зараз на роботі. Наприклад, шлють документ, який демонструє, що відправник аж ніяк не байдикує. Є ще версія під назвою “опівнічний експрес” — розсилка електронного листа в той час, коли всі розважливі люди сидять собі в пабах чи піжамах.

Автор фото, Getty Images

Якщо я закидаю їх листами, вони знатимуть, що я досі на роботі

• “Еґо-мейл”. Так само, як деякі люди трактують слово “збори” як запрошення поділитися з усіма своїми успіхами в кар’єрі, є працівники, які вбачають в електронній пошті засіб для безсоромної самореклами. Це можуть бути амбітні менеджери, а також їхні підлеглі, які хочуть привернути увагу до своїх кар’єрних прагнень. Але це настільки очевидно, що, ем. всі починають про це листуватися.
• BCC. Прихована копія — це зброя масового ураження в електронній пошті, невидима, проте з потенціалом величезної шкоди. А якщо хтось дізнається, що ви користуєтеся цією підступною тактикою, це може бути використано проти вас.

Автор фото, Getty Images

Кому ж ти надсилаєш цей лист?

• Х чи не Х — ось питання. Як підписувати електронні листи? Ці питання підживлюють нашу онлайн-тривогу. Якщо хтось надсилає робочого листа з великим Х у кінці, ви відповідаєте так само? А якщо ні, то чи не ризикуєте ви при цьому здатися невихованим чваньком? Є також люди, які підписуються одним ініціалом — наче електронно-монаршою монограмою. На думку професора Де Кремера, найкращий підпис, на який швидше за все відгукнуться, – це “Заздалегідь дякую”. Ввічливо і з надією.
• Приписування заслуг. Стережіться електронних листів, в яких насправді привласнюється робота інших людей. Їх пишуть мовою “менеджерів”, слизькішою за вугрів у моторній оливі. Або ж в таких листах будуть пасивно-агресивні насмішки над труднощами інших людей.
• Прикол з Facebook. Людині він здався таким смішним, що вона відчула себе просто-таки зобов’язаною розіслати його всім в адресній книзі. А для вас він такий нудний, що аж зводить щелепи. А людина не вгамовується, все шле і шле. Але що ви скажете? Хіба існує таке поняття, як антисоціальні мережі? Напишіть у відповідь знак оклику “!”.
• Стислість. Робоча електронна пошта — частина ієрархії, де списки розсилання — ніби маленькі мапи влади, і є теорія про те, що існує пряма залежність між довжиною електронних листів та владними відносинами між відправниками. Підлеглий надсилає довгий твір, тоді як бос відписує кількома короткими словами. Тож будьте небагатослівні, якщо хочете бути попереду.

Автор фото, Getty Images

Чому ви думаєте, що я вимагаю уваги?

• Ганьба, на згадку про яку здригаєшся і через багато років. Від цього не втечеш. Це стається так, наче Доля має власну кнопку “Відправити”. Ви щойно надіслали людині, про яку лихословили, електронного листа, в якому висловились погано саме про неї. Це затьмарює всі інші дрібні нетактовності, як-то натиснути “Відповісти всім” і розказати всьому офісному центру про те, чому ви не можете піти на чиюсь прощальну вечірку. І це навіть гірше, ніж той лист, який я отримав нещодавно: “Шановний [пусто], Сподіваюся, ваші справи у [пусто] йдуть добре”. Почуваєшся таким особливим.

• Загадковий мовчун. Це акула у водах електронної пошти. Ви надіслали якийсь доволі прямий запит і чекаєте. Може, на тому боці його не помітили, тож ви дозволяєте собі ще раз того листа надіслати. І знову нічого. Що це означає? Вони там є взагалі? Або ще дивніший варіант – відповідати перестають посеред розмови. Вас про щось питають, ви відповідаєте, щоб продовжити обмін думками, і раптом — повна радіомовчанка. Алло?

• “Дякую”, а не “вибачте” — ось найважче слово. Як ви відповідаєте на привітальні листи від боса? Вас нагороджують електронним поплескуванням по спині, і ви відчуваєте, як усередині піднімається хвиля теплої вдячності. Та потім вона вдаряє по вас. Що ж сказати у відповідь? Буркнете “спасибі” на знак мовчазної вдячності? Чи скористаєтесь як трампліном для реклами ще однієї блискучої ідеї, яку вже давно виношуєте? Але чи не виникне в боса враження, що ви канючите? Спонтанність миті безповоротно втрачено. Шеф, може, навіть не одразу побачить вашу відповідь. І тут ви ненароком надсилаєте порожню відповідь. Вихоплюєте поразку зі щелеп перемоги. Ще одну людину тепер треба буде уникати у коридорі.

Як відправляти звичайну пошту (лист та рекомендована пошта)

Кожному з нас час від часу потрібно щось надсилати поштою. Будь то звичайний лист, листівка, важливий документ чи якесь інше оголошення, поштове відділення надає нам кілька варіантів та послуг, про які знають не всі. Обраний спосіб відправлення вплине на швидкість доставки, спосіб отримання та, не в останню чергу, на ціну відправлення. Чи отримаю я підтвердження, що я щось надіслав? Як я знаю, чи доставлено пошту? Це настане до кінця тижня? Відповідь на ці запитання ви дізнаєтесь, прочитавши цю статтю.

Відправка листа – лист

Найпростіший і найдешевший спосіб надіслати пошту – листом. Таким чином ви можете надіслати листівку або будь-який тип пошти, вставлений у конверт. При відправленні листа необхідно вказати лише адресу для відправлення (одержувача) даної вантажу, жодного іншого паперу в списку не вказано. При передачі вантажу ви можете заплатити безпосередньо співробітнику Словенської пошти або скористатися заздалегідь придбаними поштовими марками в необхідній вартості.

Після подання листа, який слід надіслати:

Ви не отримаєте підтвердження про доставку

ви не отримаєте номер подання вантажі (ви не зможете відстежувати рух вантажу і відстеження)

ти не мати можливість перевірити, чи відправлене відправлення

Ціна відправлення однієї партії коливається в межах 50 центів відповідно до параметрів вантажу. Обмеження для цього типу відправлення подібні до будь-якої іншої пошти і стосуються, зокрема, розмірів та ваги. Докладнішу інформацію про обмеження та ціни ви можете прочитати безпосередньо на веб-сайті Словацької пошти в розділі листів.

Рекомендована відвантаження

Цей тип відправлення використовується, коли вам потрібно надіслати щось рекомендованим листом, тобто коли вам потрібно це мати підтвердження при відправленні відправлення. Для того, щоб відправити таку партію, необхідно, як і у листі, вказати адресата вантажу. Однак у цьому випадку мені також потрібно перерахувати довідка про відправлення (у випадку кількох партій – аркуш). Зазвичай ви знайдете накладну про доставку в зоні поштового відділення (на столах, біля вікон) або її видасть вам сам працівник. Накладна (адреса) та ваша адреса (відправник) вказані на накладній.

Після подання зареєстрованого відвантаження на відвантаження:

Ви отримаєте підтвердження про доставку

ви отримаєте номер подання відправлення (ви зможете відстежувати рух відстеження відстеження та відстеження)

ти будеш мати можливість перевірити, чи відправлене відправлення

Ціна відправлення одного зареєстрованого відправлення коливається від € 1,25 відповідно до параметрів відправлення. Ви можете прочитати більше інформації про обмеження та ціни безпосередньо на сторінці словацької пошти в розділі рекомендованої доставки.

Номер доставки вантажу та його відстеження (відстеження та відстеження)

Кожному зареєстрованому відправленню після подання присвоюється унікальний номер, який ідентифікує його (номер доставки). За цим номером можна переміщати та статусувати відправку дивитися, будь то особисто, по телефону або через Інтернет. Найпростіший спосіб відстежувати рух і стан вантажу – це в Інтернеті на веб-сайті Словацької пошти в розділі відстеження руху вантажів. Після введення номера доставки вашої вантажу відобразиться чітка таблиця з важливими змінами в русі вашої вантажу.

Найбільш поширеною та важливою інформацією є:

відправлення було надіслано на поштовому відділенні XY (ви відправили відправлення на відправлення)

вантаж знаходиться в транспорті (він переміщується з місця відправника до місця одержувача)

партія, прийнята для доставки (прийнята працівником пошти для доставки в даний день)

відправлення доставлено (адресат взяв на себе відправлення)

відправлення не вдалося доставити (причина вказана, найчастіше адресата не знаходили – його не було вдома)

відправлення, що зберігається на поштовому відділенні XY (адресат має жовтий квиток у поштовій скриньці, що відправлення чекає його на пошті)

відправлення повернуте відправнику (адресат не прийняв відправлення протягом необхідного строку)

Швидкість доставки (1 і 2 клас)

Стандартне відправлення – це відправлення класу 2, яке гарантує доставку другий робочий день після дня введення. Це означає, що якщо ви надішлете вантаж на пошту в понеділок, його доставлять у середу, а якщо ви подаєте в п’ятницю – у вівторок. Якщо вам потрібно доставити вантаж якомога швидше, попросіть надіслати його класом 1 під час подання. Ця послуга зазвичай стягується у розмірі 20 центів. При такому способі відправлення вантажу доставка гарантована наступного робочого дня після дня введення. Отже, якщо ви надішлете вантаж у понеділок, його доставлять у вівторок, а якщо ви подасте його в п’ятницю, то доставите в понеділок.