Сортування документів є важливою складовою ефективної роботи в офісі чи вдома. З систематизацією документів можна заощадити час і сили під час їх пошуку. Однак багато людей не знають, як правильно організувати цей процес і часто стикаються із проблемою пошуку потрібної інформації.
Спочатку для успішного сортування документів необхідно визначити критерії класифікації. Насамперед, потрібно врахувати мету сортування: яка інформація має бути доступна насамперед, а яка може бути відкладена. Крім того, важливо врахувати хронологію, тематику та взаємозв'язок документів.
Наступним кроком є вибір відповідної системи організації документів. В даний час існують різні методи сортування, і вибір залежить від індивідуальних уподобань та потреб. Деякі віддають перевагу алфавітному порядку, інші – хронологічному, а треті – угрупованню за категоріями або темами.
| Як правильно сортувати документи | |
|---|---|
| 1. | Визначте систему сортування |
| 2. | Розділіть документи на категорії |
| 3. | Встановіть ярлики або ярликові кольори |
| 4. | Використовуйте файлові папки |
| 5. | Підтримуйте порядок у документах |
| 6. | Видаліть непотрібні документи |
| 7. | Архівуйте документи |
| 8. | Регулярно ревізуйте систему сортування |
Куди скласти усі документи?
11 слушних ідей для зберігання документів
- 1 Папки-органайзери
- 2 Газетниці
- 3 Організатори для журналів
- 4 Коробки + закладки-ярлички
- 5 Папки для паперів + стікери
- 6 Урожай бюро
- 7 Лотки для кореспонденції
- 8 Міні-комоди
Як сортувати документи вдома?
Розкладіть перед собою все, що потрібно систематизувати: особисті документи, медичні, фінансові, договори на квартиру та автомобіль, інструкції, гарантії та навіть просто папери, які хочеться зберегти на згадку, включаючи малюнки дітей, фотографії, нотатки з ідеями та важливою інформацією.
Як правильно зберігати документи в архіві?
Паперові носії інформації зберігаються при температурі 17-19°С та вологості повітря 50-55%. Якщо дані перебувають на плівкових носіях, то вологість повітря має становити 40–45%, температура для чорно-білих плівок – близько 15°С, для кольорових – 2–5°С.
Які документи архівного зберігання?
Список документів особистого походження, підлягають постійному зберігання в архіві
- Особисті документи біографічного характеру: автобіографія, спогади, копії документів про трудову діяльність, документи про нагородження та заохочення;
- Документи громадську діяльність;
- Документи про творчу діяльність;