У номенклатуру включають заголовки справ для угруповання всіх документів, що надходять або створюються в організації. Свої індекси мають довідкові журнали та картотеки. Електронні документи та бази даних також включаються до номенклатури справ. Не включаються до номенклатури заголовки друкованих видань (книг, буклетів, брошур).
Номенклатура справ – це систематизований перелік заголовків всіх справ, які заводяться у діловодстві установ, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений у порядку.
Підбираючи Заголовок для справи, необхідно подбати у тому, щоб він повною мірою відбивав основний зміст пошитих разом документів. Назва має бути чіткою та узагальнюючою. Категорично заборонено використовувати такі заголовки, як «Різні документи», «Загальна кореспонденція» та подібні до них.