Пояснювальна записка – Документ, що пояснює причини будь-якої події (дії, факту), що складається працівником і надається вищій посадовій особі. Службова записка – записка про виконання будь-якої роботи, що направляється посадовою особою іншій посадовій особі.
Доповідна записка – Документ, адресований керівництву, що викладає будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача. Службова записка – записка про виконання будь-якої роботи, що направляється однією посадовою особою іншому.
Ціль службової записки – Прискорити комунікацію між підрозділами однієї організації. Кому пишеться: колезі чи керівнику із сусіднього відділу, підрозділи. Начальник відділу продаж пише «службовку» керівнику відділу маркетингу, працівник складає службове лист до іншого співробітника підприємства.
Ось стандартний зміст службової записки:
- дані адресата, тобто людини, кому адресована записка. …
- дані упорядника записки: посада, професія або спеціальність та ПІБ;
- назва документу. …
- короткий опис ситуації, пропозиції чи пояснення щодо питання, якого стосується записка;
- підпис укладача;